現状の課題
地方中小企業では、日々の業務の中でお客様からの電話やメール、Webフォームからの問い合わせに対応するのは非常に重要な仕事です。特に、長くお付き合いのあるお客様や大口の取引先からの問い合わせについては、対応のスピードや正確さが信頼関係に直結するため、細心の注意が求められます。
しかし現実には、担当者が電話で内容をメモし、それをもとにkintoneなどの管理システムに手入力するという流れが一般的です。これにより、聞き逃しや書き間違い、記入漏れが発生しやすく、忙しい時期には重要なお客様への対応を忘れてしまうリスクもあります。こうした人手による作業は時間もかかり、本来注力すべき業務の妨げにもなっています。
AIを活用した想定改善例
こうした課題を解決するためにおすすめしたいのが、Notta × Zapier × kintoneの組み合わせです。まず、Notta（音声自動文字起こしサービス）を使うことで、電話やオンライン会議でのやり取りをリアルタイムに文字起こしします。これにより、担当者がメモを取る必要がなくなり、内容の正確性も飛躍的に向上します。さらに、Zapier（ワークフロー自動化ツール）を介して、Nottaで生成されたテキストをトリガーにして、kintoneの「お問い合わせ管理アプリ」に自動でレコード登録する仕組みを構築します。
この自動化によって、重要なお客様の問い合わせ内容がリアルタイムでkintoneに記録され、全員が即座に確認・対応できる環境が整います。結果として、対応漏れや記録ミスが防げ、信頼度の高い業務運営が可能になります。
導入で期待できる経営改善効果
- 手間・時間の大幅削減：従来の手作業によるメモ取りやシステム入力が不要になるため、担当者の業務時間を大幅に短縮できます。これにより、浮いた時間をお客様との関係構築や提案活動など、より付加価値の高い業務にあてることができます。
- 担当者負担の軽減：問い合わせ対応は精神的な負担も大きく、特に記録を忘れてはいけないというプレッシャーが常にかかっています。しかし、AIが記録を代行してくれることで心理的負担が減り、安心して対応に専念できるようになります。
- ミスの防止：人手で行う記録作業はどうしても漏れや書き間違いが起こりますが、この仕組みを導入することでそのリスクが激減します。特に「対応漏れが許されないお客様」に対しても確実な記録が残るため、信頼性の高い対応が可能となり、クレーム防止や取引継続にもつながります。
導入コスト（2025年7月3日時点）
まずは無料プランから始められるのが大きな魅力です。最初に試してみて、必要に応じて有料プランに移行することで、コストを段階的に調整することができます。
- Notta：無料プランでは月120分までの文字起こしが可能です。より長時間の録音やチーム利用、高度な編集機能などが必要になれば、有料プラン（月額1,000円程度〜）にアップグレードできます。
- Zapier：無料プランで月100タスクまで実行できます。業務量が増え、より多くのタスクや高度なフィルター・条件設定が必要な場合は有料プラン（月額3,000円程度〜）に移行可能です。
- kintone：無料トライアル期間で操作感を確認できますが、本格運用時は最低10ユーザーからの契約が必要で、スタンダードプランの場合、月額1,800円×10人＝**18,000円（税抜）／19,800円（税込）**からの利用となります。少人数での利用であっても最低契約数分の料金が発生する点に注意が必要です。
いずれも初期投資ゼロから始められるため、気軽に試せるのがポイントです。
明日から試せる最初のステップ
まずは、以下の簡単なステップで無料プランから始めてみましょう。
- Nottaに無料登録し、電話や会議でのやり取りをテスト的に文字起こししてみます。操作は簡単で、誰でもすぐに使えます。
- 次にZapierの無料アカウントを作成し、Nottaで生成されたテキストをトリガーにして、kintoneにレコードを登録する「Zap」を設定します。Zapierにはテンプレートも用意されているので、専門知識がなくても安心です。
- 最後に、kintoneの無料トライアルを開始し、お問い合わせ管理用アプリを準備します。こちらもドラッグ&ドロップで簡単に作成できます。
この3ステップを踏むだけで、明日からでもお問い合わせ管理が格段にレベルアップします。対応漏れがない確実な業務体制を、ぜひ自社で体験してください。
最後に
「お問い合わせ対応の自動化で、対応漏れが許されないお客様対応を、もっと正確に、もっとラクに。」
Notta × Zapier × kintone というAI活用で、御社の業務に新しい安心と効率をもたらしましょう。
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